Hướng dẫn sử dụng nhanh tổng đài điện thoại ADSUN
Ở bài viết này công ty chúng tôi sẽ Hướng dẫn sử dụng nhanh tổng đài điện thoại ADSUN đến với quý khách hàng, nhằm giúp quý khách hàng có thể năm bắt được nhanh về hệ thống tổng đài điện thoại Adsun
HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG NHANH TỔNG ĐÀI ADSUN FX 106/FX208PC, FX 312PC/FX416PC/FX832PC/FX864PC
Gọi nội bộ:
• Nhấc máy -gt; nhấn số nội bộ
Gọi ra ngoài:
• Nhấc máy -gt; nhấn số 0 (hoặc 9) -gt; quay số điện thoại cần gọi.
Chuyển máy:
• Nhấn ## -gt; nhấn số nội bộ cần chuyển.
Lấy lại cuộc gọi đã chuyển:
• Nếu chưa gác máy : nhấn ##
• Nếuđã gác máy : nhấc máy -gt; nhấn **
Rước cuộc gọi:
• Nhấc máy -gt; nhấn **
Tự chọn trung kế để gọi ra ngoài:
• Nhấn *# 8 + trung kế cần chọn (từ 1 đến 8) -gt; quay số điện thoại cần gọi.
• VD: chiếm trung kế 2: nhấn *# 82 -gt; quay số ñiện thại cần gọi.
Gọi ra ngoài bằng Account code:
• Nhấn *#1 + mã số -gt; quay số ñiện thoại cần gọi.
ðổ chuông nhờ ( Call Forward):
• Nhấc máy -gt; nhấn #5 + số nội bộ nhờ đổ chuông -gt; nghe báo bận -gt; gác máy.
• Hủy bỏ: Nhấc máy -gt; nhấn #4 -gt; nghe báo bận -gt; gác máy.
Thu âm bản tin DISA:
• Nhấc máy ở Jack01 -gt; nhấn *#*# -gt; nghe tút tút nhấn 80# -gt; chờ 2 giây -gt; đọc bản
tin gác máy.
Nghe lại bản tin DISA:
• Nhấc máy ở Jack01 -gt; nhấn *#*# -gt; nghe tút tút -gt; nhấn 81#.
1. THIẾT LẬP CUỘC GỌI
a. Gọi nội bộ
Là cuộc gọi được thực hiện giữa các máy nhánh với nhau. Khi gọi nội bộ tổng đài
Bưu điện sẽ không tính cước cuộc gọi.
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn số điện thoại nội bộ -gt; Chờ máy được gọi trả lời
Lưu ý: Nếu nghe tín hiệu báo bận thì máy được gọi đang bận.Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
b. Gọi ra ngoài trung kế
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn số 0 (hoặc số 9) -gt; Nghe tín hiệu mời quay sốtừ trung kế -gt; Nhấn số cần gọi
Lưu ý :
- Nếu nghe tín hiệu báo bận khi nhấn số 0 (hoặc số 9) tức là trung kế đang bị chiếm. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
- Nếu nghe tín hiệu báo bận khi đã nhấn đúng số cần gọi tức là máy được gọi đang bận. Hãy gác máy và gọi lại vào lúc khác.
c. Chọn trung kế gọi ra ngoài (chỉ có ở tổng đài FX208PC)
Tính năng này chỉ có ở tổng đài FX208PC cho phép người sử dụng có thể chọn đường LINE muốn gọi ra ngoài.: Nhấc máy -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn * # m -gt; Nghe tín hiệu mời quay số từ trung kế -gt; Nhấn số cần gọi
Trong đó :
m = 1 : chọn trung kế 1 gọi ra ngoài
m = 2 : chọn trung kế 2 gọi ra ngoài
Lưu ý :
- Sau khi chọn đường line gọi ra ngoài mà nghe báo bận tức là đường line đó đang bận. Hãy chọn lại đường line khác hay gác máy và gọi lại vào lúc khác.
- Các máy nhánh bị cấm gọi ra ngoài không thực hiện được chức năng này.
2. NHẬN CUỘC GỌI
a. Nhận cuộc gọi nội bộ
Khi nghe tín hiệu chuông nội bộ (từng hồi chuông ngắn), chúng ta ngầm hiểu là có máy nhánh khác gọi tới.
Thao tác: Nghe tín hiệu chuông nội bộ -gt; Nhấc máy và đàm thoại
b. Nhận cuộc gọi từ trung kế
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế(hồi chuông dài hơn), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào.
Thao tác: Nghe tín hiệu chuông Trung kế -gt; Nhấc máy và đàm thoại
3. CHUYỂN CUỘC GỌI
Khi một máy nhánh đang đàm thoại với máy bên b. Nhận cuộc gọi từ trung kế
Khi nghe tín hiệu chuông từ trung kế(hồi chuông dài hơn), ta ngầm hiểu là có cuộc gọi từ trung kế vào.
Thao tác: ngoài, nếu muốn chuyển cuộc gọi này cho một máy nhánh khác ta thực hiện như sau:
Thao tác: Nhấn # # -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn số nội bộ cần chuyển
Lưu ý:
- Sau khi nhấn số máy nội bộ cần chuyển, bạn có thể gác máy ngay hoặc chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy, hãy thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến rồi gác máy.
- Nếu bạn gác máy ngay thì khi máy nội bộ bên kia nhấc máy, cuộc gọi sẽ
được kết nối với máy bên ngoài.
- Nếu bạn chờ máy nội bộ bên kia nhấc máy và thông báo về cuộc gọi sẽ được chuyển đến thì chỉ khi nào bạn gác máy cuộc gọi mới được kết nối. Trong lúc bạn thực hiện chuyển cuộc gọi thì người bên ngoài sẽ nghe nhạc chờ.
- Khi nhấn số máy nhánh cần chuyển mà nghe tín hiệu báo bận hoặc nhấn sai số thì thực hiện lấy lại cuộc gọi (xem phần 4).
4. LẤY LẠI CUỘC GỌI ĐÃ CHUYỂN
Khi chuyển cuộc gọi đến một máy nhánh mà không có người nhấc máy, hoặc nhấn sai số máy cần chuyển, có thể lấy lại cuộc gọi đã chuyển .
- Nếu chưa gác máy xuống:
Thao tác: Nhấn # # -gt; Thông báo với máy bên ngoài
- Nếu đã gác máy xuống:
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nhấn * * để lấy cuộc gọi
5. RƯỚC CUỘC GỌI
Là tính năng cho phép một máy nhánh bất kỳ có thể nhận cuộc gọi vào từ trung kế đang đổ chuông ở một máy nhánh khác.
Ví dụ: Giả sử bạn làm việc ở phòng kinh doanh (máy số 1), trong lúc bạn sang phòng kế toán (máy số 2) thì có cuộc gọi từ bên ngoài vào và máy số 1 đang đổ chuông nhưng không có ai nhấc máy. Bạn có thể mượn máy số 2 (nơi bạn đang có mặt) để nhận cuộc gọi ở máy số 1.
Thao tác: Nhấc máy nhánh bất kỳ -gt; Nhấn * *
6. THÔNG BÁO CÓ CUỘC GỌI TỪ TRUNG KẾ VÀO
Khi có cuộc gọi từ trung kế vào, nếu máy nhánh được chỉ định đổ chuông đang bận đàm thoại nội bộ với một máy nhánh khác thì sẽ nghe tín hiệu nhắc tút tút, tút tút…, thông báo có cuộc gọi từ ngoài vào .
Thao tác: Đang đàm thoại nội bộ, nghe âm thanh tut tut… -gt; Thông báo với người đang đàm thoại và gác máy -gt; Nghe đổ chuông từ trung kế -gt; Nhấc máy đàm thoại
Lưu ý: máy nhánh được chỉ định nhận chuông bên ngoài, khi đang đàm thoại nội bộ mà nghe âm thanh tút tút hãy nhanh chóng kết thúc đàm thoại nội bộ, gác máy xuống để nhận cuộc gọi từ bên ngoài vào.
7. KIỂM TRA CHUÔNG
Khi gọi đến một máy nội bộ nào đó mà không nghe đổ chuông, có thể xảy ra các trường hợp sau:
- Phần chuông của máy điện thoại bị hư hoặc công tắc chuông (Ringer) đang ở vị
trí “OFF”, tiến hành chuyển về “ON”.
- Phần chuông của tổng đài bị hư.
Để xác định phần nào hư ta thực hiện việc kiểm tra chuông như sau:
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn # 3 -gt; Nghe tín hiệu báo bận -gt; Gác máy, nghe đổ chuông 2
Lưu ý: Nếu gác máy mà điện thoại không đổ chuông thì nên thay thế bằng một điện thoại tốt khác.Nếu sau khi thay máy điện thoại mà nghe đổ chuông thì do điện thoại hư, còn không đổ chuông thì do phần chuông của tổng đài đang gặp sự cố.
8. ĐÀM THOẠI BA NGƯỜI :
Tổng đài cho phép đàm thoại tay ba giữa hai máy nhánh và một máy ngoài trung kế.
Thao tác: Đang đàm thoại với máy ngoài, muốn đàm thoại tay ba -gt; Nhấn # # -gt; Nghe tín hiệu mời quay số nội bộ -gt; Nhấn số máy nhánh muốn đàm thoại tay ba -gt; Nhấn # # để đàm thoại tay ba
Lưu ý:
Khi nhấn số máy nội bộ, nếu nghe tín hiệu báo bận máy nội bộ bên kia đang bận nhấn # # lần nữa để lấy lại cuộc gọi và thông báo cho người ngoài trung kế biết.
Nếu máy nội bộ được gọi không muốn đàm thoại hội nghị tay ba thì nhấn # # để lấy lại cuộc gọi và thông báo tình hình.
Khi đang đàm thoại hội nghị tay ba, nếu một trong hai máy nhánh gác máy thì cuộc đàm thoại vẫn được tiến hành giữa máy ngoài trung kế và máy nhánh còn lại.
9. DỊCH VỤ ĐỔ CHUÔNG NHỜ (CALL FORWARD)
Người sử dụng có thể dùng dịch vụ này để nhờ một máy nhánh khác nhận tất cả các cuộc gọi đến máy của mình trong lúc đi vắng.
Ví dụ: Bạn là người trực tổng đài ( ví dụ máy nhánh số 1) có nhiệm vụ tiếp nhận tất cả các cuộc gọi vào của khách hàng, nhưng vì lý do đột xuất bạn phải đi vắng. Bạn có thể nhờ phòng bảo vệ (ví dụ máy nhánh số 3) tiếp nhận các cuộc gọi đến máy của bạn trong lúc đi vắng.
a/ Thiết lập dịch vụ
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nhấn # 5 và số máy nội bộ muốn Forward -gt; Nghe tín hiệu báo bận -gt; Gác máy
Lưu ý:
Tổng đài chỉ cho phép Forward 1 cấp. Chẳng hạn máy 1Forward cho máy 2 , nếu máy 2 lại tiếp tục Forward cho máy 3 thì khi có cuộc gọi tới máy 1 thì tổng đài sẽ tiến hành đổ chuông máy 2 chứ không phải máy 3; còn khi có cuộc gọi tới máy 2 thì tổng đài tiến hành đổ chuông máy 3.
Fordward có tác dụng cho cả cuộc gọi nội bộ và gọi từ bên ngoài vào
Dịch vụ này không còn tác dụng khi mất điện.
b/ Huỷ bỏ dịch vụ
Thao tác: Nhấc máy -gt; Nhấn # 4 -gt; Nghe tín hiệu báo bận -gt; Gác máy
Ví dụ: trong ví dụ trên máy nhánh số 1 Forward cho máy nhánh số 2. Để khôi phục lại như cũ thao tác như sau
Nhấc máy số1 , nhấn # 4, nghe âm báo bận nội bộ
Lưu ý: thao tác này là rất cần thiết nếu bạn có sử dụng dịch vụ này vì nếu quên thì bạn sẽ không nhận được tất cả các cuộc gọi đến máy của mình.
10. TÍNH NĂNG DISA (chỉ có ở tổng đài FX208PC)
Cho phép người bên ngoài khi gọi vào tổng đài sẽ nghe được câu chào và lời hướng dẫn, nhấn tiếp số máy nhánh của các phòng ban muốn liên hệ.
Khi tổng đài hoạt động ở chế độ DISA thì không nhất thiết phải có nhân viên trực điện thoại, rất thích hợp cho các văn phòng, công ty, xí nghiệp không có người trực điện thoại.
Ví dụ: nguời bên ngoài khi gọi vào tổng đài sẽ nghe được lời chào “Xin cảm ơn quý khách đã gọi vào công ty ABC , xin vui lòng nhấn số 1 để gặp giám đốc, nhấn số 2 để gặp phòng kinh doanh, nhấn số 3 để gặp phòng tổng hợp, …, để được hướng dẫn xin nhấn số 8”
Lưu ý:
- Đây là dịch vụ mở rộng không có sẵn trong tổng đài, nếu quý khách hàng có nhu cầu cần gắn thêm card DISA để ghi âm lời chào.
- Tiến hành ghi âm lời chào : lựa người có chất giọng tốt, sử dụng máy điện thoại loại tốt âm thanh to rõ trung thực, việc ghi âm tiến hành trong phòng kín tránh tạp âm.Thời gian ghi âm tối đa 20 giây.
- Sau khoản thời gian tối đa 20 giây người gọi vào không nhấn tiếp số máy nhánh thì tổng đài tự động đổ chuông máy nhánh được chỉ định nhận chuông.
- Người gọi bên ngoài vào có thể nhấn số máy nhánh cần gọi ngay khi đang có lời hướng dẫn mà không cần phải nghe hết câu.
- Khi người bên ngoài nhấn số máy nhánh không hợp lệ (số máy nhánh không tồn tại) hoặc nhấn đúng số máy nhánh nhưng máy nhánh này đang bận thì sẽ nghe tín hiệu báo bận.
- Nếu người gọi vào đã nhấn đúng số máy nhánh nhưng không có người nhấc máy thì máy nhánh đó sẽ đổ 10 hồi chuông rồi ngắt .
11. QUẢN LÝ CUỘC GỌI (chỉ có ở tổng đài FX208PC)
Phần mềm quản cước cuộc gọi được viết trong môi trong môi trường Windows tương thích với mọi hệ điều hành (win 98, win 2000, win xp) ngôn ngữ tiếng Việt giao diện đẹp rất dễ sử dụng.
Phần mềm giúp thống kê in ấn cước phí, in báo cáo , lưu trữ đầy đủ thông tin cuộc gọi của tất cả các máy nhánh khi gọi ra bên ngoài, các thông tin gồm có: số điện thoại gọi đi, thời gian đàm thoại, cước phí.
Đây là dịch vụ mở rộng không có sẵn trong tổng đài, nếu quý khách hàng có nhu cầu xin hãy liên hệ với đại lý gần nhất để được tư vấn thêm.
